Il momento dell’organizzazione eventi rappresenta una fase prioritaria per tutte quelle aziende che intendono propinare esperienze uniche ed alternative ai loro clienti. La fase stessa organizzativa vuol dire stare attenti ad ogni minimo particolare: a partire dall’ideazione per passare poi alla valutazione durante lo svolgimento dell’evento stesso.
Non può essere sicuramente un caso che tra le accezioni della parola evento si annoverano in realtà diversi significati tutti riconducibili al concetto di condivisione e coinvolgimento. Affinché gli obiettivi prefissati possano essere perseguiti a pieno, ci sono comunque degli aspetti di cui tener conto. Solo in questo modo l’idea progettuale può trasformarsi in un vero e proprio evento.
Le regole di organizzazione eventi
Tra le regole principali per mettere in piedi un meeting aziendale ad hoc vengono incluse soprattutto le abilità organizzative del team di riferimento. Oltre al fatto che bisogna prestare la massima attenzione al pubblico cui ci si rivolge, per rendere l’evento memorabile. Questi elementi base dell’organizzazione fanno tutti parte del primo grande passo da eseguire per intraprendere questa strada. Stiamo parlando della pianificazione nel senso stretto della parola.
Qualunque sia la tipologia di eventi organizzata, c’è bisogno di una metodica e di un approccio, ovviamente a seconda della circostanza può cambiare il metodo in sé e per sé. A tal proposito può essere ad esempio utile una figura professionale piuttosto che un’altra, così come possono servire capacità di problem solving e di reinventare un’idea se l’occasione lo richiede.
Certo è che non esiste probabilità di mettere su un evento se non si segue una vera e propria strategia di comunicazione adattata e appropriata al contesto.
Sviluppare un’idea
Sulla scorta del concetto di pianificazione, si prosegue con altri due momenti importanti dell’organizzazione di un evento. Si tratta dello sviluppo di un’idea e della sua messa in atto affinché diventi realtà.
In quest’ottica, vengono eseguite delle attività, per la maggior parte rivolte ad individuare tutti i servizi che l’azienda intende offrire. Al contempo bisogna valutare tutti i criteri qualitativi e quantitativi atti a render più fluida la fase organizzativa (il riferimento va cioè ad esempio a: vicinanza al target e impatto sul territorio, ma anche costo location, costo gestione, costo allestimento e difficoltà organizzative).
Per quel che concerne i criteri qualitativi è interessante osservare l’attenzione che per la maggiore viene posta soprattutto al fronte economico. Non solo infatti si incentra tutto intorno allo sviluppo dell’idea, ma si deve anche provare a sviluppare la succitata attraverso un budget previamente stabilito.
Ragion per cui, il comparto commerciale dell’azienda tende ad effettuare dei controlli per stabilire l’esistenza o meno della disponibilità delle risorse economiche. In questo modo si controlla se esiste la fattibilità per organizzare l’evento. Una fattibilità che pone l’accento su tanti altri requisiti. Come ad esempio la disponibilità della location nel periodo in cui si terrà l’evento.
Come pianificare l’attività
Dopo aver pianificato tutta l’attività si passa a prestare attenzione al piano di marketing per poi entrare nel vivo dell’organizzazione di eventi.
Vengono pertanto utilizzati a vantaggio dell’evento stesso gli strumenti del project management, quali diagrammi e scaletta delle attività, nonché tanto altro ancora. Elementi che consentono di individuare il responsabile dei singoli procedimenti, e stabilire le tempistiche organizzative e di attuazione del meeting aziendale.
Alla luce di quanto è possibile capire che organizzare eventi è una vera e propria professione. Ormai le aziende si avvalgono dei meeting, di professionisti del settore che sono in grado di far arrivare a potenziali clienti un messaggio, proprio attraverso l’evento in sé e per sé. Grazie alle moderne tecnologie, e alle nuove prospettive organizzative, gli eventi avranno ogni volta una marcia in più.
